patrones organizativos y gestión de información

Punto de partida

Una de las cosas que más tranquilizan al iniciar un proyecto de desarrollo es tener a mano los resultados de experiencias anteriores. Da igual si se consigue mediante el benchmarking o con el intercambio de experiencia entre profesionales: conocer un caso de éxito es importante porque permite descartar cien casos de no-éxito (que no fracaso).

Cuando eso no se tiene en el entorno pero se analizan varios proyectos con características comunes, es probable que se puedan identificar patrones organizativos entre varias organizaciones diferentes.

Salvando las diferencias de tamaño o volumen de negocio, los productos o servicios determinan parcialmente la organización interna. Ello se debe tanto a las características del producto como a los recursos humanos especializados en esa tarea, las condiciones de producción, y las estrategias comerciales de cada sector.

A pesar de ello, acostumbra a haber un cierto grado de libertad en la creación de la estructura y el organigrama, y en cualquier caso también depende de dinámicas internas (económicas, sociales y de poder) que determinan siempre diferencias.

Patrones organizativos y de comportamiento

En el caso de organizaciones con un perfil muy centrado en el tratamiento de la información, acostumbran a tener algo en común: producen, capturan, filtran y ofertan información. No lo hacen como herramienta de soporte a su negocio, sino como fuente de negocio. Aunque se puedan dedicar a sectores muy distintos, comparten esa característica en común.

Uno de los aspectos que más ha variado en los últimos tiempos es la percepción del potencial de las TIC para conseguir una mayor productividad, cuando antes preponderaba la mejora de imagen y la sensación de mayor control interno.

Eso supone un cambio de mentalidad respecto a lo que había hace cinco años. Por entonces se podía empezar un proyecto y saber que el cliente lo quiere “porque hay que hacerlo” o “porque toda la competencia lo está haciendo”. No es raro ese planteamiento, lo que sucede es que no favorece a una implicación de la gerencia. El mayor riesgo del proyecto era morir por inanición, si es que llegaba a finalizarse.

Ahora eso ha cambiado, y cada vez es más transparente la relación entre los objetivos de negocio y las implantaciones TIC. No trato de generalizar, y además estoy convencido que en esa percepción interviene las experiencias que he tenido. Pero sí es cierto que cuanto más proyectos salen a la luz, más se empieza a perfilar el por qué de los beneficios (en un sentido amplio) de la introducción de la empresa en la Red.

Por muy abstracto que sea un concepto, siempre se echa mano de casos concretos para poder fijar mejor las ideas. Para el objetivo actual, las organizaciones que tengo en mente son organizaciones que pueden dedicarse a producir información interna, pero que también se dedican a capturar, filtrar y reprocesar información externa para ofrecer productos informacionales a sus clientes.

Uno se da cuenta que existe una coincidencia de patrones en la forma de producir información, seleccionar las fuentes, filtrarlas, y ofertarlas. Esas coincidencias no parecen ser superficiales:

• Problemática común al capturar y procesar información. Esto se refiere tanto a temas relacionados con el copyright, como temas técnicos (formatos y protocolos principalmente). La fuentes externas de información no son necesariamente de la web abierta, ya que también pueden proceder de fuentes de pago, etc. Pero las fuentes más complejas de tratar son las derivadas de la web social abierta o web-2.0. Se podría resumir que captar, procesar y adecuar información externa consume una gran cantidad de recursos.
  

• Fruto de esta heterogeneidad en las fuentes, acostumbra a existir un conflicto entre la asignación de las tareas automáticas y las manuales en el proceso de filtrado, selección y procesado. Es clave encontrar un equilibrio entre la eficiencia y la calidad en el filtrado de la información. Como en cualquier sistema de información hay muchas tareas automatizables, pero no existe la varita mágica. Hay que valorar cada fuente, la relación ruido-señal y el coste de ese filtrado en relación al beneficio.

• La forma de trabajar, o al menos en cómo ha tenido que variar para adaptarse al nuevo entorno. Quizá por ser información el principal activo, se tienen los ojos más abiertos hacia afuera de la organización. Y también porque se toma conciencia de lo importante de mantener una política de acceso a la información adecuada.

• El crecimiento de esta actividad viene acompañado de un conflicto a nivel de recursos humanos: no tanto por capacidades del personal interno, sino por captar nuevos profesionales capacitados para el nuevo enfoque. En proyectos y portales web, es muy complejo encontrar personas todoterreno con conocimientos (no digo que dominen, pero sí que se defiendan) sobre XHTML y CSS, bases de datos, que escriban bien, sepan organizar la información y tengan un mínimo gusto para el grafismo y la estructura visual, etc. Sólo dominando uno o dos de estos campos, y mantener una conversación mínima sobre el resto, un profesional así tiene trabajo asegurado.

• El abrirse a la Red como fuente de información y diálogo despierta el interés por incluir novedades de la web social en su modelo organizativo, tanto a nivel operativo como de negocio. En un momento u otro los miembros de estas organizaciones prueban nuevos servicios y extraen ideas interesantes para su tarea diaria o su relación con los clientes.

• Coincidencia en las características de los esquemas de pago para sus modelos de negocio con productos documentales. Se barajan estrategias que van desde el pago por elemento (pay per view) hasta el acceso por subscripción, que incluyen servicios de valor añadido, e incluso la incrustación de contenidos en los portales corporativos de los clientes. Sobre esto sólo apuntar las posibilidades que brindan los micropagos, aunque por la tarificación y los márgenes que actualmente me constan, me parece un timo.

Cada cual habrá identificado sus patrones organizativos, y probablemente exista gran cantidad de literatura al respecto. Pero me ha parecido interesante aportar un granito de arena en base a mi experiencia profesional.

En base a esta información he indagado sobre la estructura interna de la organización, la forma como se relaciona cada elemento con el conjunto, y el papel de la Red en todo esto.